CONSERVACIÓN
PREVENTIVA PARA ARCHIVOS - COLOMBIA
El Archivo
General de la Nación de Colombia es el ente rector de
la política archivística del país y coordina
el "Sistema Nacional de Archivos", programa que busca
la cooperación interinstitucional para optimizar recursos,
aunar esfuerzos, homogenizar técnicas, pautas y lineamientos
a nivel nacional a fin de integrar intereses, procedimientos
y objetivos. Para cumplir con su misión, se han creado
comités técnicos especializados en diversos campos
de la labor archivística, dentro de los cuales se encuentra
el de Conservación, coordinado por el Laboratorio de Restauración
del Archivo.
Este Comité, integrado
por un grupo interdisciplinario que representa distintas regiones
del país, ha gestionado un proyecto sobre "Conservación
Preventiva para Archivos en Colombia", valiosa tentativa
de integración nacional en torno a una preocupación
común. En su formulación se fijaron tres líneas
de acción: capacitación descentralizada, concertación
institucional y sensibilización y difusión.
La Capacitación:
Muchos funcionarios de archivos
no cuentan con información mínima sobre conservación
preventiva. Este factor aunado a variables ambientales y de carácter
económico, administrativo y de infraestructura, afectan
la integridad física de las colecciones y han ocasionado
su degradación. A lo anterior se suman los altos costos
de las intervenciones de restauración, que implican la
contratación de personal especializado y el uso de costosos
materiales importados.
Por lo anterior y dado el estado
de emergencia no declarada en que se encuentran los archivos,
se consideró imperioso adoptar estrategias de conservación
preventiva para su recuperación y salvaguarda. Para ello
se ha planteado un programa de continua formación descentralizada,
dirigido a capacitar funcionarios de archivos y gestores regionales,
proporcionando la base para la conformación de centros
piloto regionales.
La capacitación, debe trascender
el problema puramente técnico y puntual, ofreciendo entre
otros, elementos administrativos, de planeación estratégica
y gestión cultural, que le permitan al individuo proponer
metodologías integrales de recuperación y puesta
en valor del patrimonio.
Concertación Institucional:
Sin una adecuada concertación
y compromiso institucional los esfuerzos invertidos serían
a largo plazo desperdiciados. Por esto es necesario involucrar
a los organismos gubernamentales, responsables de la conservación
de los acervos, en los proyectos de recuperación.
Propendiendo así por soluciones políticas, que
impongan reglamentaciones obligatorias y no sólo como
una actitud generosa de la administración de turno. Igualmente
se considera preciso involucrar a entidades académicas,
por la responsabilidad que les compete en la salvaguarda del
patrimonio cultural. Estas realizarían investigaciones
de carácter científico, técnico o conceptual
que permita el desarrollo de conocimientos en el área.
Sensibilización
y Difusión:
Por falta de información
miles de documentos se deterioran dado que quienes los manejan
desconocen soluciones mínimas que requieren pocos recursos
económicos y humanos. Es evidente además la dificultad
de adquirir material bibliográfico sobre el tema, lo que
impide profundizar en él. El proyecto propone el fortalecimiento
de canales de difusión e información así
como la elaboración de material didáctico que pueda
ser difundido en diferentes niveles.
Gestión y Desarrollo
del Proyecto:
Ante lo expuesto, se planteó
ejecutar el proyecto por etapas, con una duración de cinco
años. En la actualidad se cuenta con un presupuesto anual
asignado por el Estado, que si bien es una suma importante, es
insuficiente para adelantar el proyecto en todo el país.
Su inició fue en 1994 y se implementó su primera
fase en cinco departamentos tipo. Para 1995 se acoge igual número
de departamentos y se inicia una segunda fase con los ya elaborados.
Es desarrollado mediante la suscripción de convenios con
entidades gubernamentales y universidades regionales.
Cabe resaltar que en su primera
fase se han formado 15 gestores en Conservación Preventiva
a nivel regional y capacitado un promedio de 100 archivistas
municipales, creando un espacio de sensibilización y conciencia
frente a la recuperación de archivos. Como resultado en
varios municipios se han iniciado labores de recuperación
con rubros destinados para tal fin.
Actividades:
El proyecto es implementado según
un plan en tres etapas: formación, diagnóstico
y elaboración de proyectos específicos.
Formación:
1) Boletín informativo
"contacto": publicación semestral sobre recomendaciones
en conservación preventiva para material de archivo. Dirigido
por el laboratorio de restauración del A.G.N., cuenta
con la participación de colaboradores regionales y es
distribuido a más de 3,000 archivos en el país.
2) Curso sobre gestión en conservación preventiva:
con una duración de mes y medio, dirigido a 15 funcionarios
de los diferentes departamentos, quienes al culminarlo desarrollan
labores de asesores regionales en conservación preventiva.
Como apoyo a las funciones de los asesores, el A.G.N. hace entrega
a la entidad coordinadora del equipo mínimo para la medición
y control de condiciones ambientales.
3) Cursos-talleres sobre conservación preventiva: con
una duración de una semana, se desarrollarán en
cada departamento, dirigidos a veinte archivistas municipales.
Los municipios seleccionados deben observar diferentes variables
como: condiciones climáticas, ubicación geográfica,
importancia histórica, desarrollo administrativo y tipos
de archivos.
Diagnóstico:
1) Elaboración:
durante las dos semanas siguientes al curso los archivistas realizan
diagnósticos de archivos en sus respectivos municipios,
previa concertación de los coordinadores con los gobiernos
municipales.
2) Tabulación: la información es tabulada sistemáticamente
para establecer las condiciones de conservación de los
archivos.
Proyectos Específicos:
1) Elaboración
de proyectos específicos: con la información obtenida
a partir del diagnóstico, los gestores regionales en acuerdo
con los coordinadores, asesoran a los archivistas municipales
y gestionan proyectos de recuperación para los diferentes
acervos.
2) Seguimiento y evaluación del proyecto: el proyecto
es evaluado periódicamente de acuerdo con los objetivos
y metas planteadas en el mismo.
Gloria
Mercedes Vargas Tisnes
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