APOYO, 12:1, 2002: Tesoros, tecnología y trabajo en equipo: retos del trabajo de actualización del inventario y evaluación del estado de conservación de la colección Lessing J. Rosenwald de la Biblioteca del Congreso de EE.UU.

Boletín 12:1
ASOCIACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO
CULTURAL DE LAS AMÉRICAS
Diciembre 2002

Tesoros, tecnología y trabajo en equipo: retos del trabajo de actualización del inventario y evaluación del estado de conservación de la colección Lessing J. Rosenwald de la Biblioteca del Congreso de EE.UU.

Resumen
Este artículo presenta la experiencia del trabajo colaborativo entre la División de Libros Raros y Colecciones Especiales, y la División de Conservación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos al realizar la actualización del inventario y revisión del estado de conservación de la colección Lessing J. Rosenwald de Libros Ilustrados.

También se describe el diseño de una base de datos utilizando la tecnología de un organizador personal de datos Palm Pilot® (OPD) para almacenar la información obtenida al momento de la actualización del inventario y de la revisión de la condición de cada libro, así como las recomendaciones para la conservación y preservación de la colección en el futuro. Finalmente se reseña cómo se distribuyeron las tareas entre el curador y la conservadora para obtener un mejor conocimiento del contexto histórico y de las condiciones de preservación de cada obra.

Introducción

La colección Lessing J. Rosenwald de Libros Ilustrados es considerada una de las colecciones más importante en su genero en los Estados Unidos y consiste en más de 2.600 libros raros que documentan la historia de la ilustración y de la encuadernación del libro. La colección incluye manuscritos iluminados de la Edad Media, el Renacimiento y libros tipo "block" del siglo XV, es decir abarca los cinco siglos desde la invención de la imprenta. La colección también es rica en libros muy antiguos con tapas de maderas, libros de ciencia ilustrados del siglo XVII, libros ilustrados franceses e italianos del siglo XVIII, libros de William Blake y los livres d'artistes franceses del siglo XX. Los libros producidos en Europa Occidental con énfasis en Alemania, Italia, España, Gran Bretaña y Países Bajos son el punto central de la colección.

Figura 1 -
Libro Rosenwald #1 - EXPOSICIO mística súper exodum; Alemania, ca. [1150]. [116]1., 18 cm. Manuscrito en pergamino; encuadernación romanesca del siglo XII. Rosenwald Collection ms no. 12.

El coleccionista Lessing J. Rosenwald fue presidente de Sears Roebuck Company y formó su colección durante un período aproximado de 40 años. Posteriormente decidió donarla a la Biblioteca del Congreso de EE.UU. en varias etapas, comenzando en 1943 y finalizando cuando fallece en 1979. Durante su vida el coleccionista Rosenwald tenía el orgullo de permitirle al público acceso a sus libros. Por ejemplo, permitió que la colección de William Blake fuera reproducida por el Blake Trust que para muchos especialistas es la mejor colección de libros iluminados existente fuera de la Biblioteca Británica. Además fueron impresos dos catálogos, el primero en 1954 y el segundo con una edición ampliada en 1977.

El proyecto
En enero del 2000 la División de Libros Raros y Colecciones Especiales nombró a Daniel De Simone curador de la colección Lessing J. Rosenwald. Su primer proyecto fue hacer una revisión para poner al día el inventario de la colección y hacer algunas anotaciones sobre la condición de los libros. Esta iniciativa del curador se convirtió en la oportunidad de un trabajo en equipo entre la División de Libros Raros y Colecciones Especiales, y la División de Conservación para diseñar un proyecto que permitiera efectivamente incluir datos sobre las condiciones de conservación de cada volumen revisado. De la División de Conservación Beatriz Haspo fue seleccionada para asesorar el curador durante el examen del estado de la colección y para anotar las respectivas observaciones.

Al mismo tiempo en que se estaba preparando el proyecto, tuvo la conservadora la oportunidad de asistir a la presentación sobre el uso del organizador personal de datos en proyectos de conservación . Posteriormente después de varias reuniones con los ponentes y de confirmar sus conclusiones sobre las ventajas de la capacidad operativa del OPD Palm Pilot® como la herramienta más adecuada para almacenar la información obtenida y la ventaja de ser un aparato portátil adecuado para trabajar en espacios reducidos tales como las áreas de almacenaje de la colección Lessing J. Rosenwald, los autores decidieron utilizar la tecnología del OPD Palm Pilot®. Otra de las ventajas de esta tecnología es un programa de banco de datos para almacenar la información de la colección, además de permitir la transferencia de información a un programa más sofisticado para manipulación y análisis de los resultados obtenidos. Esto evita la utilización de fichas individuales para cada libro donde realizarse un levantamiento manual de la información, con posterior transferencia a una computadora lo cual implicaba más herramientas de trabajo y mayor tiempo para ejecutar el proyecto.

El diseño de la base de datos
La finalidad del proyecto fue hacer un estudio general sobre el estado de preservación por medio de una base de datos que fuera útil tanto a la División de Libros Raros y Colecciones Especiales como para la División de Conservación. Los desafíos encontrados fueron:

a) Crear una base de datos que permitiera un claro levantamiento de las condiciones y requisitos de conservación, además de las observaciones curatoriales para cada libro.
b) Lograr un cuestionario completo por obra que fuera fácil de llenar y que pudiera ser completado en un promedio de no más de 3 minutos de examen por cada libro.
c) Formular una serie de preguntas que permitieran alcanzar los objetivos mencionados arriba, utilizando un máximo de 25 campos de información que es el mayor alcance del banco de datos OPD Palm Pilot®.

Para lograr la meta trazada tanto el curador como la conservadora se limitaron a preguntas esenciales para describir el estado de preservación de la colección.
Preguntas esenciales seleccionadas por el curador
a) ¿Dónde están los libros ubicados? Incluyendo los volúmenes de varios libros encuadernados en una sola unidad que forma una parte considerable de la colección.
b) ¿Constituyen las encuadernaciones y las ilustraciones ejemplares significativos de un tipo de encuadernación y podrían ser exhibidos?
c) ¿Que limitaciones deberían ser propuestas para el uso y manipulación de los libros más frágiles?
Preguntas esenciales elaboradas por la conservadora
La mayoría de los libros están almacenados en cajas de cuero ordenadas según la clasificación del coleccionista Lessing J. Rosenwald.
a) ¿Qué tipo de caja tiene o no tiene caja?
b) ¿Cuál es la condición de cada caja? Anotar las posibles recomendaciones para mejorar el almacenaje.
c) ¿Cuál es la condición de la encuadernación y del cuerpo de libro?
d) ¿Cuáles son las etapas necesarias para la futura conservación y preservación del libro y así continuar permitiendo su acceso al lector?

La base de datos fue inicialmente preparada en papel, como un cuestionario de preguntas en tres columnas y después transferido a un programa de cálculos (MS Excell®) para determinar la cantidad de campos de información necesarios para el OPD Palm Pilot®. La estructura final del cuestionario fue programada directamente en el OPD Palm Pilot®. Posteriormente la base de datos fue probada en los primeros 150 libros y después los resultados fueron evaluados para hacer correcciones y hacerla más efectiva al procesar el resto de la colección.

El organizador personal de datos (OPD) Palm Pilot® y el uso del Banco de datos:
El desarrollo de un banco de datos utilizando la tecnología del OPD requiere un conocimiento del equipo y sus posibilidades reales. El uso de un organizador personal de datos (PDA - Personal Data Assistant) para recopilar información sobre las condiciones de conservación de cada libro, y las recomendaciones para el uso futuro y mantenimiento de la colección Lessing J. Rosenwald de libros ilustrados demostró la eficiencia de esta herramienta tecnológica en el logro de nuestros objetivos.

Un OPD Palm Pilot® tiene una pantalla sensible al toque con una barrita plástica que permite la entrada y control de datos. Para hacerlo se necesita usar caracteres llamados "Graffiti" o de un pequeño teclado adaptable al equipo, que se consigue comercialmente.

La base de datos fue preparada utilizando el programa J-FILE® para un OPD. Este programa utiliza las "pop-up lists" (que son listas de términos creadas por el usuario de antemano) lo que permite aumentar de manera significativa la cantidad de información que se puede capturar con un toque en la pantalla (Fig. 2). Cuanto más eficiente sean las listas, más información es recopilada al llenar el cuestionario durante la revisión de cada libro. El programa J-FILE también tiene la capacidad de hacer todos los campos accesibles en una búsqueda por categorías, una característica que facilita mucho la manipulación de los resultados obtenidos del cuestionario.

Figura 2 -
Ilustración de la lista utilizada para describir los tipos de encuadernaciones en la colección.

Otra ventaja del OPD es su pequeño tamaño, característica que fue particularmente importante cuando se trabajó en los estrechos pasillos entre las estanterías que almacenan la Colección Lessing J. Rosenwald. Sin embargo, una de las limitaciones del equipo es la longitud máxima de las palabras que se pueden utilizar en las "pop-up lists" debido a su diminuta pantalla, haciendo necesario el uso de palabras en código en algunos campos para garantizar la recopilación de información importante acerca de los libros. Las palabras codificadas fueron sustituidas posteriormente por palabras o frases completas al transferir el banco de datos a la computadora de escritorio o portátil. Es importante señalar que los datos obtenidos en un OPD además de ser transferibles a una computadora de escritorio portátil, también son transferibles a cualquier modelo de computadoras de mano a través de cables, rayo infrarrojo, módem y comunicación inalámbrica. Por ejemplo, los datos pueden transferirse para crear archivos de seguridad.

El programa J-FILE® también permite al usuario modificar las "pop-up lists", añadiendo más campos una vez que los requisitos cambian durante el proceso de actualización del registro y evaluación del estado de conservación de la colección. Existe incluso la opción de crear "sistemas de múltiple selección" dentro de un campo. Las listas creadas con el sistema de selección múltiple permiten seleccionar más de una opción a la vez, como su nombre lo indica, esta característica ayuda a la creación de archivos de información muy rápidamente.

Ejemplos de los campos de la base de datos
El catálogo de la Colección Rosenwald fue utilizado como un documento base para la identificación de cada libro. El número de registro o inventario Rosenwald (R#) se utilizó como un número de enlace para toda información bibliográfica utilizada por la Biblioteca del Congreso, incluyendo la clasificación y el número de control de la Biblioteca del Congreso.

Campos diseñados para el curador en forma de "pop-up lists" de selección múltiple:
a) Encuadernación sobresaliente: categoría que define si la encuadernación es contemporánea o moderna (que es de una época posterior a la impresión del libro y fecha de impresión del libro.

Figura 3 -
Libro Rosenwald # 313 - FREGOSO, BATTUSTA, Dogo de Genova, 1453-1504. Anteros, sive Tractatus contra amorem. Milan, Leonardus Pachel, 10 May 1496. [80]l., 21,4 cm. Tapas contemporáneas a Ferrarese. Provenance: F.Cortesi, M.Calvaleri, Cernuschi, C.Fairfax Murray, C.W.Dysson Perrins. Incun 1496.F7 Rosenwald Collection.

b) Iluminación sobresaliente: categoría especial para libros iluminados y rubricados.
c) Ilustración sobresaliente: categoría para los libros que contienen ejemplos excepcionales de grabados, impresión en colores o trabajo de arte original (fig. 4).

Figura 4 -

Libro Rosenwald # 1362 - RICCO, DANIEL, fl. 1690. Ristretto anatomico, o sia Alleanza degl'astri con l'huomo e vegetavili. Fatica laboriosa de' medici e chirurghi primati dii Spagna, ad effetto di solleuare le oppressiono malediche di morbid incurabili, donato all ospitale di Madrid a beneficio publico...Venetia, 1690. 20p. 23cm. Hombre en la foto muestra nueve partes móviles. R1287.7.R53 Rosenwald Collection.

d) Encuadernados conjuntamente: lista de los números Rosenwald de los títulos de varios libros encuadernados en un sólo volumen.
e) Comentarios del curador: campo separado creado para los comentarios del curador o para apuntar alguna característica especial del libro o del autor.

Campos diseñados para la conservadora:
a) Fecha en la cual se revisó el volumen
b) Evaluación del almacenaje
c) Evaluación de la encuadernación
d) Evaluación del cuerpo del libro
e) Apertura de la encuadernación: cuántos grados puede abrir el libro sin dañar la estructura. Esto para efecto de los proyectos de digitalización futuros y advertencia a los usuarios
f) Evaluación del estado de conservación y recomendaciones: campo sobre la necesidad de intervenciones grandes, menores o ninguna. Lista de propuestas de tratamiento incluyendo re-enlomado, re-encuadernación, almacenaje apropiado, entreveración, reparación de tapas desprendidas, etc. para futura consideración.
g) Fotografías: categoría de fotografías a colores ya que un gran número de las encuadernaciones más importantes de la colección fueron fotografiadas y en algunos casos se sacaron fotos como ejemplos de daños que requieren intervención.
h) Comentarios: un campo para comentarios muy breves del conservador acerca del libro, nombre del encuadernador, nombre del artista, detalles de los daños, u otras palabras claves que puedan servir para búsqueda en el futuro.

Campo diseñados para la preservación:
Campo creado para establecer recomendaciones en cuanto al uso de cada libro (no se debe entregar al usuario sin haber hecho tratamiento de conservación; entregarlo con advertencias especiales sobre el cuidado y consultar las políticas establecidas sobre el uso de este libro antes de entregarlo) y en cuanto a la prioridad para tratamiento de conservación. Estas recomendaciones fueron tomadas para cada libro de acuerdo a conversaciones entre el curador y el conservador.

Ventajas del OPD y la base de datos
- Es una herramienta de bajo costo económico.
- Ahorra tiempo.
- La información puede ser transferida directamente a una computadora o a otro organizador personal de datos.
- La información es muy accesible.
- Esta tecnología es adaptable a otras situaciones que requieren cuestionarios.
- Se pueden hacer búsquedas instantáneas, por una sola categoría o combinación de categorías.

Desventajas del OPD y del Banco de Datos
- Su pequeña pantalla.

Requisitos
- Alguna destreza con computadoras.
- Hacer archivos de seguridad o respaldo de manera regular y cuidadosa para evitar pérdida de información.

El trabajo en equipo entre curador y conservador
El proyecto sobre la actualización del inventario y evaluación del estado de conservación de la colección Lessing J. Rosenwald de libros raros fue muy productivo tanto para la División de Libros Raros y Colecciones Especiales como para la División de Conservación. El intercambio permanente de ideas entre curador y conservador sirvió para garantizar que las necesidades de conservación de la colección fueran evaluadas no sólo desde la perspectiva documental, sino del punto de vista de preservación. Cada vez que la condición de un libro era examinada se discutía el significado histórico de la encuadernación y la naturaleza y calidad de las ilustraciones. El curador explicaba el contexto histórico y la conservadora las recomendaciones sobre conservación.

Se lograron dos objetivos iniciales de la División de Libros Raros y Colecciones Especiales en términos de la colección Lessing J. Rosenwald (antes de conocer la posibilidad de una identificación completa de una colección mediante una base de datos): comparar la información contenida en el libro de inventario de la colección y hacer un breve apunte sobre el estado del libro. Una vez concluido el trabajo se pudo apreciar el potencial de utilización de esta tecnología de una base de datos basada en un cuestionario de preguntas esenciales para estudiar el estado de otras colecciones. Con la información y las fotografías obtenidas el curador de la colección amplio sus objetivos creando un nuevo catálogo digitalizado de la colección Lessing J. Rosenwald en colaboración con la National Digital Library. También se creó un banco de imágenes diseñado para consultas por Internet y una colección de fotografías de muchos de los libros de la colección que esta almacenada en los archivos Lessing J. Rosenwald. Otro indicador del éxito del proyecto es que el curador ahora tiene su propio OPD con una copia del cuestionario de manera que él la pueda utilizar cuando esta trabajando en la colección y puede agregar nueva información cuando sea necesario.

Por otro lado, la División de Conservación decidió utilizar la tecnología del OPD no sólo para cuestionarios o encuestas sino para documentar casos de respuestas a emergencias y recuperación. Los primeros OPD fueron distribuidos a los especialistas de la División en noviembre del 2001. El trabajo en equipo con el curador le permitió a la conservadora recibir un entrenamiento en la identificación de las encuadernaciones según su país de origen, fecha y estilo. Igualmente fue una oportunidad para adquirir mayores conocimientos sobre la historia de la imprenta y las distintas técnicas utilizadas por los artistas para ilustrar libros. Esto fue de gran utilidad en la toma de decisiones sobre los procesos de conservación que han sido recomendados para cada libro.

Figura 5 -

Libro Rosenwald # 2216 - JACOB, MAX, 1876-1944. Chronique des temps heroiques. Illustre' par Pablo Picasso. [Paris] L. Broder [1956]. 122p. illus., 25 cm. Encuadernado por P/L/Martin, 1960. PQ2619.A17.C47 1956 Rosenwald Collection.

Beatriz B. M. Haspo
Conservadora (Brasil)
Becaria de Postgrado en conservación preventiva
Biblioteca del Congreso en EE.UU./ Programa de becas del Getty
C-e: <bhas@loc.gov>

Figura 6

Beatriz Haspo con el libro Rosenwald # -2208 - CRAMAIL, ADRIEN DE MONTLUC, comte de, d. 1646. La maigre [par] Adrien de Monlu sous le nom de Guillaume de Vaux. [Paris] de Degre' quarant et un, 1952. 171 illus. 44 cm. "mise en lumi`ere et en page par Iliazd; illustree de poites seches par Pablo Picasso". Setenta y cuatro copias unicamente se imprimieron. PQ1792.C89M3 1952 Rosenwald Collection.

Daniel De Simone
Curador de la Colección Lessing J. Rosenwald
División de Colecciones Especiales y Libros Raros
Biblioteca del Congreso en EE.UU.
C-e: <ddes@loc.gov>

[ Volver INDICE GENERAL ]