INFORMACION NECESARIA PARA DESARROLLAR UN PLAN PARA EMERGENCIASI Nombre de la institución ________________________________
Fecha en que fue llenada o puesta al día esta ficha _________________________
Personal de la institución que debe ser llamado en caso de emergencia:
Cargo Nombre Tel. Domicilio Responsabilidad específica en caso de emergencia Administrador principal • Jefe del equipo responsable del rescate • Persona responsable del mantenimiento del edificio • Catalogador/
Registrador de colecciones• Administrador de preservación/
Conservador restaurador• Empleados que conforman el equipo de rescate de la institución • Otro II Servicios que se necesitarán durante una emergencia:
Servicio Proveedor (compañía, institución, nombre contacto) Teléfono Contratistas que proveen la seguridad de la institución Cuerpo de bomberos Policía/Carabineros Ambulancias Defensa civil Centro nacional de conservación y restauración/conservador Compañía de seguros Servicios de congelación Servicios de congelación al vacío (liofilización) Especialistas en recuperación después de incendios Especialistas en recuperación después de inundación Especialistas en recuperación de recursos de informática Consultor legal Electricista Fontanero/Plomero/Gasfiter Carpintero Exterminador de plagas Servicios de fumigación Químico Cerrajero Compañía de electricidad Compañía de gas Compañía de agua Arquitecto o Constructor Empresa de limpieza Vidriería Fotógrafo Otros III Equipos de emergencia y su ubicación dentro de la institución:
Haga un listado y guárdelo con un plano del edificio donde se ubique cada uno de ellos en forma clara y visible.
A. Llaves (duplicados) para las puertas, armarios, vitrinas, etc.
B. Servicios principales:
1. Caja de control de electricidad
2. Llave maestra del agua
3. Llave maestra del gas
4. Sistema de rociadores contra incendios
5. Sistema de aire acondicionado y/o calefacción
C. Radio de banda civil mas cercana (CB)
D. Extinguidores
Cantidad por tipo:
- Madera, papel, combustible (Tipo A): _________
- Gasolina y líquidos inflamables (Tipo B): _________
- Eléctricos (Tipo C): __________
- Tipo A B C : __________
E. Alarma principal (Caja principal)
F. Detectores de humo y/o calor
G. Luces de emergencia/linternas de pilas/generador
H. Bomba portátil para sacar agua
I. Tela/lámina de plástico (almacenada junto con tijeras y cinta adhesiva)
J. Toallas absorbentes de papel
K. Maletín de primeros auxilios
L. Carretillas/carretas metálicas para transportar objetos
M. Tableros portátiles para escribir
N. Mesas portátiles de armar
O. Ventiladores portátiles
P. Espacio para secado
Q. Fondos para compras de emergencia: Dinero en efectivo/ Ordenes de compra
¿Todos los miembros del equipo para rescate conocen la ubicación de los puntos desde A hasta Q ?
Fecha: _______________________________________________________
IV Equipos y materiales que pueden necesitarse durante la emergencia y el rescate:
Objeto Proveedor (compañía, institutución, nombre contacto) Teléfono Aspiradoras de agua Baldes/botes plásticos para basura Batas y delantales de caucho Bolsas plásticas de basura Bomba de agua portátil Cables de extensión de 10-15 mts con polo a tierra Cajas de seguridad Camiones frigoríficos Canastas plásticas (como para botellas) Carritos/carretillas metálicas para transportar los libros Cordeles plásticos, nylon de pesca (monofilamiento) Deshumidificadores Escobas, cepillos, palas, etc. Espacio para secado Esponjas, paños, trapeadores etc. Generador portátil Guantes de plástico y de cuero para trabajo pesado Guardias de seguridad adicionales Hielo seco Iluminación portátil Lámina plástica en rollos, calibre grueso Mangueras para agua Mascaras y gafas de seguridad Mesas portátiles Papel absorbente Papel gaceta sin tinta Papel siliconado o encerado Timol y alcohol Ventiladores eléctricos portátiles Otros
V Control de mantenimiento Ultima Fecha de Control A. ¿Se han revisado las cerraduras de puertas y ventanas, y sus llaves? ¿Existen las llaves? B. ¿Están puestos los números de los servicios de emergencia cerca de cada uno de los teléfonos? C. Fecha de la última inspección realizada por los bomberos: ¿Con qué frecuencia se hacen estas inspecciones? 1. ¿Están los extinguidores actualizados y funcionan? 2. ¿Funcionan los detectores de humo y/o calor? 3. ¿Funciona el sistema de rociadores? 4. ¿Funciona el sistema de detección de agua? 5. ¿Funciona el sistema de halón? 6. ¿Funcionan las alarmas de incendio? 7. ¿Funciona el sistema de agua para los bomberos? D. ¿Funcionan las luces de emergencia? (linternas de pilas, una en cada oficina, escritorio de recepción.) E. ¿Funciona el sistema de radio de transistores? ¿Tiene pilas frescas? F. ¿Esta el personal familiarizado? (por medio de visitas, no solamente mirando un plano) con la ubicación de: controles, termostatos, salidas normales, escapes de emergencia, extinguidores, luces de emergencia, radio, personal encargado de las emergencia, como comunicarse con el equipo responsable del rescate. G. ¿Cuándo fue el último entrenamiento de todo el personal ante un incendio y con que frecuencia se lleva a cabo? H. ¿Cuándo fue el último entrenamiento de la defensa civil? ¿Con que frecuencia se lleva a cabo? I. ¿Cuándo fueron actualizadas las pólizas de seguro? ¿Con que frecuencia se actualizan? J. ¿Hay fotografías del interior y el exterior de la institución? K. ¿Hay un depósito fuera de la institución donde se guarde una copia del registro de la colección? (Microfilm o Computadora) ¿Con que frecuencia se actualiza? ¿Dónde está ubicado este registro? VI Inserte aquí copias del último informe de inventario y de las pólizas de seguro
VII Prioridades para el salvamento
Haga una lista para cada departamento y para cada oficina de los materiales que deben ser salvados EN PRIMER LUGAR.
Debe considerar los siguientes aspectos para definir esas prioridades:
A. ¿Es el objeto indispensable para el funcionamiento de la institución?
B. ¿Puede el objeto ser reemplazado?
C. ¿El costo de reemplazar el objeto es mayor o menor que el costo de su restauración? (la cifra del costo de reemplazo debe incluir el valor del pedido además del valor del empaque, porte de correo, catalogación, etc.)
D. ¿Existe este objeto en otro formato o en otra colección?
E. ¿Tiene este objeto prioridad alta o baja dentro de las prioridades de adquisiciones de la colección?
F. ¿El objeto requiere atención inmediata por su composición? (papel satinado, pergamino, tintas solubles al agua)
VIII Documentos del Plan de Emergencia de la Institución
A. ¿Quienes dentro de la institución tienen copias de todos estos documentos y estan familiarizados con su contenido?
B. Liste todos los lugares donde se han guardado copias de este plan (dentro y fuera de la institucion)
IX Incluya con este documento una lista detallada de las medidas que el personal de la institución debe tomar en caso de emergencia. Estas deben regirse por las necesidades específicas de su institución y sus colecciones. Copias de todo este archivo debe guardarse dentro y fuera de la institución.
Este material se basa en los planes de emergencia desarrollados por las Bibliotecas Estatales de Wyoming y Iowa. Puede ser usado con su permiso.
KM: 6/94 Northeast Document Conservation Center, Andover, Mass., USA
INSTRUCCIONES BÁSICAS PARA EMERGENCIAS Esta lista debe incluir muy brevemente y en forma que sea fácil de leer, las instrucciones que cualquier miembro de la institución, voluntario, estudiante, investigador, debe seguir en caso de una emergencia que afecte las colecciones. Copias de esta hoja deben estar pegadas en lugar visible al pie de cada teléfono o mostrador del área de recepción, etc. Todo el personal debe recibir instrucciones sobre su uso. Algunos ejemplos de lo que esta hoja debe incluir son los siguientes.
EN CASO DE INCENDIO:
1. Llame al Cuerpo de Bomberos, Estación No. ______________ Tel: ________________________
2. Ayude en la evacuación del edificio.
3. Notifique a:
a) ___________________, Director de la institución, Tel: ____________________________________
b), ___________________, Persona responsable de la respuesta ante una emergencia, Tel: ________
c) ___________________, Su supervisor inmediato, Tel: _____________________________________
EN CASO DE INUNDACIÓN:
1. Llame a:
a) _____________________, Fontanero/Plomero/Gasfiter (o ingeniero de mantenimiento, etc.), Tel:
b) _____________________, Persona responsable de la respuesta ante emergencias, Tel: ___________
c) _____________________, Su supervisor inmediato, Tel: ____________________________________
2. Cubra las estanterías con tela plástica que se encuentra en:
3. Antes de que se mojen los libros/objetos (si hay agua en el piso):
Muevalos con la ayuda de un carrito a estantes que estén más altos o llévelos a otro sitio.
Continúe una lista de las instrucciones más básicas y pertinentes para el edificio, las colecciones y su institución, específicamente.
Utilice un lenguaje claro para que aún bajo condiciones angustiosas los individuos puedan seguirlas y así evitar mayores estragos.
Original: "Emergency Management" Technical Leaflet, Northeast Document Conservation Center. Este material ha sido publicado con autorización de Sally Buchanan, 1992. Traducido por Mechtilde Endhardt y editado por Amparo R. de Torres, con las debidas autorizaciones.